Jak zaměstnanci oznámit výpověď

Tématu výpovědí jsme se věnovali v několika našich článcích, kde ke každému typu výpovědi najdete i vzor v editovatelné podobě. 

Výpovědní doba

Vše o ukončení pracovního poměru, jak je to s dovolenou, nemocenskou.

Zaměstnavatel může zaměstnanci dát výpověď pouze v případech specifikovaných v paragrafu 52 zákoníku práce.

Potřebujete-li zaměstnanci ukončit pracovní poměr pro nadbytečnost, přečtete si náš článek, jak na to.

Splňuje zaměstnanec podmínky pro okamžité zrušení pracovního poměru?

Po ukončení pracovního poměru může zaměstnanec požádat o pracovní posudek, poradíme vám, jak je napsat.

Nepřehlédněte článek o neplatné výpovědi, který upozorňuje na nejčastější chyby při výpovědi.

Jak oznámit výpověď zaměstnanci

Doručení výpovědi zaměstnanci předchází několik kroků a nezbytná příprava. Jedná se o jednostranný právní akt ze strany zaměstnavatele. Jinými slovy, zaměstnanci oznamujete, že jste se pro výpověď rozhodli a proč. 

Příprava před předáním výpovědi 

Nejprve je nutné zjistit, zda je podnět od vedoucího zaměstnance pro výpověď opodstatněný, a dotazovat se, co všechno vedoucí udělal pro to, aby k výpovědi nemuselo dojít. Zaměstnanec by měl vědět, že například jeho výkony nejsou dostatečné, měl by pravidelně dostávat zpětnou vazbu od nadřízeného v ústní či písemné podobě. 

Dalším krokem je definovat, jaký výpovědní důvod pro výpověď zaměstnanci můžete použít. Zákoník práce umožňuje zaměstnavateli použít pouze případy, které jsou specifikované v paragrafu 52. Jakékoliv jiné důvody nejsou dovoleny a výpověď by byla neplatná. 

Společně s vedoucím zaměstnancem připravte znění výpovědi. Například okamžité zrušení vyžaduje bližší specifikaci. Určete si, zda po dobu výpovědní doby, bude-li aplikována, může zaměstnanec docházet na pracoviště, nebo mu nařídíte překážky na straně zaměstnavatele.

Zajistěte si klidnou místnost, rezervujte čas nadřízeného pracovníka, který by při předání výpovědi měl být přítomen jako svědek. 

S nadřízeným se domluvte, jakým způsobem a jaké detaily budete komunikovat po odchodu zaměstnance do týmu a společnosti. Necháte zaměstnance, aby se s kolegy rozloučil? 

Oznámení výpovědi osobně 

Ideální je situace, kdy zaměstnance o výpovědi můžete informovat osobně. Většinou se jedná o krátkou schůzku. 

Zástupce personálního oddělení zaměstnanci sdělí, že důvodem setkání je skutečnost, že z důvodu XX jste se rozhodli ukončit se zaměstnancem pracovní poměr výpovědí. Sdělte zaměstnanci, kdy jeho pracovní poměr končí a jaký bude další postup. 

Dejte zaměstnanci přečíst jedno vyhotovení výpovědi. Zaměstnanec musí mít dostatek času na to, aby si znění dokumentu přečetl. Pokud odmítá zaměstnanec dokument přečíst, přečtěte mu jej. V tuto chvíli je výpověď řádně předána. 

Podpisem zaměstnanec nestvrzuje, že souhlasí s obsahem, ale že byla výpověď předána. Pokud zaměstnanec odmítne výpověď podepsat a potvrdit tím její převzetí, místo podpisu zaměstnance doplňte, že výpověď byla zaměstnanci řádně předána dne… v … hodin za přítomnosti manažera (doplňte jméno) a uveďte, že zaměstnanec odmítl dokument podepsat.  

Jste personalista či personalistka a chcete dostávat tipy a užitečné informace? Přidejte se do naší Linkedin skupiny JenHR – Meeting room o personalistice, kde vedle tipů můžete konzultovat vaše dotazy s naší HR expertkou.

Oznámení výpovědi písemně

Před novelizací zákoníku práce platilo, že pokud nebylo možné zaměstnanci písemnost doručit přímo na pracovišti, musel se zaměstnavatel pokusit doručit pí semnost v bytě zaměstnance nebo případně na jiném místě, kde mohl být zaměstnanec zastižen. To již neplatí. Můžete zaměstnanci výpověď předat u něj v bytě, ale již to není povinný krok v předávání pracovně-právních dokumentů. 

K doručování písemností zaměstnancům je nutné využívat speciální obálky, které obsahují poučení o právních následcích nevyzvednutí či odmítnutí převzetí písemnosti. Doručovatel zaměstnanci toto poučení předá či mu jej vloží do schránky spolu s oznámením o uložení zásilky. V případě, že by zaměstnavatel doručoval pouze v obálce "s červeným pruhem" a zaměstnanec si zásilku nepřevzal, pak hrozí, že nedojde ke vzniku fikce doručení a doručovaná písemnost také nebude mít žádné právní účinky.

Pokud není možné zaměstnanci předat výpověď osobně, dovoluje zákoník práce využít služeb provozovatele poštovních služeb (Česká pošta s.p.). V tomto případě je nutné, aby zaměstnavatel dodržel všechny náležitosti paragrafu 336 zákoníku práce. Písemnost musí být doručována na adresu, kterou zaměstnanec zaměstnavateli písemně sdělil a musí být určena výhradně zaměstnanci. 

Mohou nastat tyto scénáře: 

• Zaměstnanec si dopis převezme a potvrdí doručenku. V tu chvíli je výpověď řádně předána. 
• Zaměstnanec si dopis nepřevezme. Provozovatel poštovních služeb dopis uloží a zaměstnance o jeho uložení informuje. Úložní lhůta je 15 kalendářních dnů. 

Další možností, ke které zaměstnanec musí dát písemný souhlas, je využití datové schránky zaměstnance. Jestliže se zaměstnanec nepřihlásí do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání písemnosti do datové schránky, považuje se písemnost za doručenou posledním dnem této lhůty.

Třetí a poslední možností doručení je prostřednictvím elektronické komunikace (tedy včetně doručování e-mailem). Stejně jako u datové schránky i v tomto případě je vyžadován předchozí souhlas zaměstnance s tímto způsobem doručování, použití uznávaného elektronického podpisu a potvrzení zaměstnance o doručení písemnosti, které musí být taktéž podepsáno uznávaným elektronickým podpisem.

Důležité tipy 

Vyvarujte se emocí, buďte při předání výpovědi věcní, mějte připravené argumenty, které k rozhodnutí o výpovědi vedly. Neomlouvejte se, pro vaše rozhodnutí o výpovědi máte pádné argumenty. 

“To oni”. Zástupce personálního oddělení, který výpověď předává, zastupuje společnost, participoval na finálním rozhodnutí, zda je výpověď oprávněná, proto by nikdy neměl použít výraz “to rozhodnutí udělali oni, já jen předávám.”

Nezapomeňte na ochrannou dobu zaměstnance.

Potvrzení o doručení. Zaměstnavatel by měl pamatovat na to, že v případném sporu bude na něm ležet důkazní břemeno, že písemnost zaměstnanci doručil. Tedy podpis zaměstnance či svědka při osobním předání, potvrzení o odeslání provozovatelem poštovních služeb, odesláním do datové schránky či potvrzení o odeslání elektronickou službou.

Publikováno 25. září 2023